Alles over fuiven voor organisatoren, beleidsmakers en uitbaters.


» Organisator » Veiligheid en preventie » geïntegreerd fuifplan » organisatorische maatregelen

ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

Organisator en medewerkers

De organisatorische maatregelen zijn vooral een verantwoordelijkheid van de organisator.

Een goed geöliede medewerkersploeg

Goede afspraken met de medewerkersploeg zijn cruciaal. Een lijst opstellen met verantwoordelijken tijdens de fuif, houdt meer in dan mensen aanduiden voor tap en inkom. Er moet ook een ploeg stand-by zijn voor allerhande klussen. Denken we maar aan het vrijhouden van de nooduitgangen, opvang van zieken en gewonden, technische problemen in de toiletten of met de elektriciteit oplossen, mensen trachten te kalmeren als er vechtpartijen dreigen te ontstaan, het bijvullen van dranken en toiletpapier,… Zorg er ook voor dat de deejay’s, geluidstechnici en eventueel ook de artiesten op de hoogte zijn van gemaakte afspraken. Zeker in het geval van een eventuele evacuatie kunnen zij een erg belangrijke rol spelen.

Een duidelijke takenlijst voor de dag zelf is noodzakelijk. Doe alleen beroep op mensen die te vertrouwen zijn. Dit houdt in:

  • Iedereen is tijdig aanwezig en is goed gebrieft over gemaakte afspraken.
  • Medewerkers zijn niet dronken of high.
  • Maak de medewerkers duidelijk dat er geen alcohol wordt geschonken aan personen die zich in kennelijke staat van dronkenschap bevinden.
  • Als veiligheidsverantwoordelijken neem je personen die meerderjarig zijn.
  • Als er iets gebeurt waar de organisatie niet kan achterstaan (bvb. Iemand maakt een racistische opmerking) laat dan duidelijk merken dat je hiermee niet akkoord gaat.

Hou steeds een extra ploeg stand-by, die her en der kan inspringen.

Maak goede afspraken rond de verantwoordelijkheid van de kassa’s. Geld moet regelmatig worden opgehaald en geteld (door 2 personen) en gaat direct naar een kluis.

Het is erg belangrijk dat alle medewerkers consequent zijn in hun gedrag volgens de gemaakte afspraken. Solidariteit tussen alle medewerkers zal op een moeilijk moment erg belangrijk zijn. Zo moet zeker worden vermeden dat medewerkers zelf agressief of racistisch gedrag gaan vertonen. Het moet duidelijk zijn welke maatregelen er worden genomen als het ergens fout loopt en wie dan de beslissingen neemt. Zo kan je bijvoorbeeld afspreken dat het licht enkel aangaat als de situatie zeer ernstig is. Anders gooi je misschien nog meer olie op het vuur. Bovendien is de fuif dan gegarandeerd om zeep.

Bij de organisatie van een fuif zijn er verschillende soorten medewerkers met een specifieke opdracht.

Fuifbegeleiders

Dit zijn de mensen die instaan voor een goed verloop van de organisatie, zij maken de afspraken met de medewerkers maar kunnen ook instaan voor de safety (EHBO, evacuatie, ervoor zorgen dat de nooduitgangen vrij zijn,…) Een goede mix van fuifbegeleiders kan belangrijk zijn. Vrouwelijke begeleiders kunnen soms een groter kalmerend effect hebben op moeilijke gasten. Maar ook de medewerking van allochtone leden kan belangrijk zijn als er een belangrijk deel allochtone jongeren wordt bereikt. Fuifbegeleiders kunnen tijdens een fuif een belangrijke preventieve rol spelen. Via een goed onthaal en actieve aanwezigheid kan je problemen voorkomen en agressie tijdig afbouwen. Deze monitoren moeten dus over de nodige communicatieve vaardigheden beschikken. Zij mogen niet aan ordehandhaving doen. Ze mogen dus enkel bemiddelen bij dreigende conflicten en zeker niet actief tussenbeide komen. Deze mensen hebben dus eerder een servicegerichte functie: informatie verstrekken aan de bezoekers, bemiddelend tussenkomen bij incidentjes en tenslotte toezicht houden op de veiligheid (gebreken omtrent veiligheid en gevaarsituaties zo vlug mogelijk melden).

Aandachtspunten voor fuifbegeleiders:

  • Op welke manier waarschuwen de medewerkers elkaar als er een onveilige situatie ontstaat? Op grote fuiven kan je in overweging nemen om een intern telecommunicatiesysteem (GSM) te gebruiken.
  • Zijn de mensen van de organisatie voldoende zichtbaar aanwezig? Een apart T-shirt of badge kan de herkenbaarheid zeker vergroten!
  • Wat zijn de zwakke punten in en rondom het gebouw? Kan er preventief worden ingegrepen?
    - Verwijder desnoods loszittende elementen uit de zaal
    - Kwetsbare materialen (zoals sommige radiatoren) afschermen
  • Ook de buitenomgeving is belangrijk:
    - Is er voldoende licht aanwezig?
    - Liggen er losliggende stenen, kasseien, bakstenen,… verwijder ze.
  • Zijn alle nooduitgangen zichtbaar en bereikbaar en kunnen ze vlot worden ontgrendeld?
  • Drankbekers. Met het gebruik van plastic- of kartonbekers kan men ongevallen vermijden. Herbruikbare bekers zijn milieuvriendelijker.
  • Hoeveel mensen mogen er volgens het brandweerattest in de zaal? Respecteer steeds deze maximumcapaciteit.
  • Werk eventueel met nadarafsluiting om bepaalde terreinen af te bakenen of om het ‘inkomende en uitgaande verkeer’ aan de inkom in goede banen te leiden.
  • Vergeet de buren niet te verwittigen.

Portiers

De personen die instaan voor de persoonscontrole aan de inkom, dit kunnen ook eigen medewerkers zijn. Eigen medewerkers kunnen soms beter omgaan met de moeilijke gasten dan de erkende en opgeleide externe mensen die het publiek niet kennen en soms als een rode lap op een stier werken.

Deejay’s

Het belang van zijn/haar rol wordt nogal eens over het hoofd gezien.

  • De keuze van de deejay is erg belangrijk, zeker als het een grote fuif is:
    - Neem steeds iemand met voldoende ervaring.
    - Indien het iemand extern is, informeer hem/haar goed over het publiek dat wordt verwacht.
  • De muziekkeuze is enorm belangrijk, ze speelt een grote rol in de sfeer:
    - Een deejay draait niet zijn eigen smaak, maar houdt rekening met het publiek.
    - Vaak is agressie in het publiek geworteld in een overdaad aan agressieve muziek en een gebrek aan variatie in de muziek.
    - Een deejay hanteert een goede manier om met verzoekjes om te gaan.
  • De discobar en de lichtinstallatie worden best tijdig opgesteld:
    - Door proef te draaien kan je horen of de boxen wel goed opgesteld zijn. De muziek moet vooral te horen zijn op die plaats waar er wordt gedanst.
    - De deejay zelf kan dan ook rustig de tijd nemen om kennis te maken met zaal en nooduitgangen.
  • Spreek op voorhand goed af met de deejay wat er moet gebeuren als er onrust is. Ook als omwille van brand de zaal moet worden ontruimd, kan de deejay hierin een cruciale rol spelen. Een interne communicatiestoornis kan je op dat moment missen als kiespijn. Het stilleggen van de muziek of het aansteken van de verlichting is meestal een te drastische ingreep. Het gevaar is groot dat hiermee de sfeer voor de rest van de avond compleet om zeep is of (erger nog) dat het conflict zich uitbreidt. In de meeste gevallen volstaat het dat de deejay de verantwoordelijke waarschuwt via het intern telecommunicatiesysteem.
  • Spreek duidelijk af om hoe laat de fuif moet beëindigd zijn. Een fuif laten stilvallen op een hoogtepunt kan immers ongenoegen opwekken.

Tappers

De tappers of de verantwoordelijken van de tussentogen moeten weten dat er geen alcohol wordt geschonken aan personen die zich in kennelijke staat van dronkenschap bevinden. (wet beteugeling dronkenschap)

Toiletdame

De aanwezigheid van een toiletdame zal ervoor zorgen dat de kans op vandalisme of illegaal druggebruik of –handel op de toiletten afneemt. Soms zorgt de zaaluitbater voor een eigen toiletverantwoordelijke. Bespreek dit goed op voorhand en betrek deze persoon bij de organisatie. Je kan voorzien dat medewerkers en artiesten met een speciale badge gratis gebruik kunnen maken van de toiletten, ook hierover moet je afspraken maken.

Onthaal- en inkomverantwoordelijken

Geldlopers

Voor deze taak schakel je best steeds twee medewerkers in om de veiligheid te verhogen

Vestiaire-verantwoordelijken

Een vestiaire blijft best open en bewaakt tot elke bezoeker de zaal heeft verlaten.

Daarnaast kan je als organisator nog een aantal bijkomende preventieve maatregelen nemen.

Intern fuifreglement

Een bijkomend middel om onaanvaardbaar gedrag te bestrijden is het opstellen van een intern fuifreglement. De kern van een intern reglement is dat elke bezoeker respect moet hebben voor zichzelf, voor de anderen en voor de omgeving. Als er een intern fuifreglement wordt gehanteerd moet je dit ook duidelijk maken aan de bezoekers. Dit kan onder meer met affiches die een duidelijke boodschap meegeven: ‘DRUGS BINNEN = BUITEN’ of ‘ VERBODEN EIGEN DRANKEN BINNEN TE BRENGEN’.

Anti-diefstal

  • Aan de inkom van de fuifzaal kan je affiches hangen die de automobilist erop wijzen dat ze best hun wagen kunnen sluiten.
  • Met een betaalde vestiaire kan je voorkomen dat mensen achteraf zonder jas naar huis moeten.
    - Als het gebruik van een vestiaire verplicht is (jas en handtas in bewaring geven), dan hebben de bezoekers heel wat minder mogelijkheden om allerlei dingen mee naar binnen te smokkelen.
    - Let wel op: bij een verplichte bewaring of bij betaling is de organisator verantwoordelijk bij diefstal en schade.
    - Bezoekers die bij relletjes betrokken zijn, kunnen ook moeilijker het hazenpad kiezen als ze nog eerst hun jas moeten afhalen.
  • Zorg er steeds voor dat er zich in en rondom je zaal geen losse dingen bevinden die eenvoudig kunnen worden meegenomen.
  • Maak ook de medewerkers erop attent dat zij bij de opbouw van de zaal of bij de opkuis geen jas met portefeuille laten rondslingeren.

Parking

  • Op een parking kan je geconfronteerd worden met inbraken in wagens, vandalisme, dealen van drugs, nachtlawaai,… De organisatie van een parkingbewaking is echter door de wet verboden, zelfs vergunde en erkende bewakingsfirma’s mogen hiervoor niet worden ingezet. Wel kan je uiteraard een parkingorganisator aanstellen, iemand die ervoor zorgt dat de toekomende wagens een plaats toegewezen krijgen.
  • Zorg ook steeds dat er voldoende verlichting is, en met naderafsluiting of lint kan je zorgen voor een ordelijke indruk en vlottere verkeersstroom.
  • Door een eetkraam op de parking te plaatsen verhoog je de sociale controle.
  • Denk ook aan fietsers en bromfietsers, voorzie duidelijk afgebakende stalplaatsen met voldoende verlichting.
  • Als je toevallig iemand betrapt op het plegen van een misdrijf, dan mag je (als je durft) zonder geweld te gebruiken deze persoon vasthouden tot de politiediensten ter plaatse zijn.

Afronding van de fuif

Duidelijke afspraken over de afronding van de fuif zijn zeker noodzakelijk. Vanaf welk uur er gestopt wordt met: de inkom, verkoop drankbonnen, schenken van dranken, muziek,…

Gemeente

Maar ook de gemeente kan op het organisatorische vlak  haar steentje bijdragen, door

  • ervoor te zorgen dat de organisator goed geïnformeerd is (fuifgidsen, info-avond, …);
  • vorming te organiseren voor de fuifmonitoren, met de nodige aandacht voor communicatieve vaardigheden;
  • het subsidiëren van externe portiers, bij sommige zalen wordt de inzet van externe portiers verplicht. Toch zullen de eigen medewerkers vaak beter kunnen omgaan met de moeilijke gasten dan de erkende en opgeleide externe mensen die het publiek niet kennen en soms als een rode lap op een stier werken;
  • het organiseren van een cursus EHBO voor fuiforganisatoren.

Nieuws