Alles over fuiven voor organisatoren, beleidsmakers en uitbaters.


» Organisator » Organisatie en tips » voorbereiding » promotie

PROMOTIE

 Je hebt als fuiforganisator heel wat verschillende mogelijkheden om mensen op de hoogte te brengen van je fuif. Naast een overzicht van de mogelijke promotiekanalen, vind je hier ook de wettelijke bepalingen waaraan je je moet houden. Tenslotte geven we ook tips voor milieuvriendelijke promotie.

Affiches 

Het is niet uitzonderlijk dat op een affiche plaats of datum vergeten wordt of dat er een verkeerde datum wordt vermeld.
Wat moet je zeker op een affiche vermelden?

  • wat er georganiseerd wordt
  • wanneer (datum en aanvangsuur)
  • waar (zaal en gemeente)
  • wie (discobar, groep, …) voor de muziek zorgt
  • wie het organiseert
  • de toegangsprijzen
  • eventuele sponsors
  • vermeld ook steeds een verantwoordelijke uitgever. Dat moet een meerderjarige inwoner van België zijn (ook voor vzw’s). Gebruik zijn/haar domicilieadres en niet dat van de organisatie. Vzw’s moeten ook hun naam met maatschappelijke zetel vermelden.

Let op!

  • Foutief aanplakken wordt in de meeste gemeenten streng bestraft (administratieve boetes van maximum 250 euro voor een volwassene). Bovendien kan men je ook laten opdraaien voor de verwijderingskosten.
  • Aanplakken op privé-eigendom zonder toelating van de eigenaar is uit den boze. Elektriciteitscabines, bushokjes, afsluitingen, muren, straatmeubilair, …gebruik je dus best niet als plakpaal.
  • Gemeentelijke aanplakborden kunnen onderworpen zijn aan een gemeentelijk politiereglement. Meestal moet je de affiches binnenbrengen op het gemeentehuis en doet de gemeente (al dan niet tegen betaling) de rest.  
  • Drukken met zwarte inkt op witte affiches was verboden, deze kleurencombinatie was voorbehouden voor de overheid. De wet houdende administratieve vereenvoudiging van 3 februari 2005 heft het decreet van 22-28 juli 1791 tot regeling van de kleur van de aanplakbiljetten op. (art. 2)  Dit betekent dat je voortaan voor affiches ook zwarte letters op een witte achtergrond mag gebruiken.

Borden en affiches langs de openbare weg

In sommige gemeenten heb je een bouwvergunning nodig voor borden langs de weg. Gezien de meeste invalswegen gewestwegen zijn, moet je bij de provinciale dienst “Wegen en verkeer” toelating vragen. Het plaatsen van panelen is alleen toegestaan:

  • voor socio-culturele verenigingen
  • met een maximum van 2 borden per gewestweg
  • enkel binnen de eigen gemeentegrenzen
  • voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m² (A0-formaat is te groot!)
  • als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…)
  • als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

De vergunning wordt meestal via de gemeente aangevraagd bij de provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna. Overtredingen worden strafrechtelijk vervolgd en beboet.  Er mogen geen verkeerstekens afgebeeld zijn op de borden of affiches en fluorescerende affiches moeten op minstens 75 meter afstand van verkeerslichten geplaatst worden.

Zegeltaks

Sinds 1 januari 2007 zijn alle affiches die kleiner zijn dan één vierkante meter vrijgesteld van aanplakkingtaks. Naast de A3-affiches, zijn dus ook A2-affiches (formaat 42x59,4cm), A1-affiches (formaat 59,4x84,1cm) en de A0-affiches (formaat 84,1x118,9cm) vrijgesteld van de aanplakkingstaks.

Voor de affiches groter dan 1m² blijft de aanplakkingtaks verschuldigd. In de praktijk heeft deze taks hoofdzakelijk betrekking op professionele reclamekantoren. Maar ook sommige jeugdhuizen gebruiken nog dit soort affiches. Uiteraard blijft ook voor hen dus een taks van 50 cent per vierkante meter affiche verschuldigd. De taks wordt dus bepaald naargelang de grootte van de affiche. Voor een affiche die 1,5 m² groot is, moet je dus € 0,5 x 1,5 = € 0,75 per exemplaar betalen.De betalingswijze van de zegeltaksen wordt gemoderniseerd. De betaling zal nu ook kunnen gebeuren via overschrijving of via elektronische betaalmiddelen, weliswaar afhankelijk van de praktische organisatie van de betrokken overheidsdiensten.

Organisaties met een liefdadig karakter, moeten geen zegeltaks betalen. Je moet dan wel vermelden: “Vrij van zegel, art. 198, 7e Wetboek der taksen”. Als je affiche ook publiciteit bevat van een commerciële sponsor is deze ook vrij van zegelrecht zolang het hoofdobject van je affiche het aankondigen van de activiteit is.
Het al dan niet liefdadige karakter van een organisatie wordt echter heel eng geïnterpreteerd. Enkel als je de winst besteedt aan een liefdadig doel en iedereen belangeloos meewerkt, is er een vrijstelling. In de praktijk worden echter enkel grote organisatoren aangepakt bij overtreding. De boetes kunnen in geval van zware overtredingen en fraude oplopen van 5 tot 20 maal de ontdoken belasting. Meestal echter wordt 50% of zelfs minder extra aangerekend.

Folders en flyers

Op folders vermeld je best “Verboden op de openbare weg te werpen”. Zo voorkom je dat de politie de verspreiding verbiedt onder het voorwendsel van milieuvervuiling.
Zorg dat je present bent op andere fuiven en evenementen. Dit is vaak de makkelijkste en goedkoopste manier om de doelgroep te bereiken. Als je folders uitdeelt, let er dan op dat ze niet op de openbare weg terecht komen. Volgens het politiereglement van sommige gemeenten heb je een vergunning nodig voor het uitdelen van pamfletten. Dit systeem is omstreden in de rechtspraak, het brengt de principes van de Grondwet en van internationale verdragen in gedrang. Politiemaatregelen mogen niet met andere doeleinden dan de ordehandhaving worden uitgevaardigd.

Andere vormen van promotie

Er zijn nog een heleboel andere manieren om je fuif onder de aandacht te brengen: stickers, bierviltjes, pennen,…  en eventueel een geluidswagen ( zie vergunningen).
Bij een grote fuif kan je overwegen om de (regionale) pers te verwittigen, en denk ook aan de vrije radio’s in de buurt. Zij kunnen het evenement aankondigen, je vergroot je kansen door vrijkaarten ter beschikking stellen.
Een milieuvriendelijk en kosteloos alternatief of extraatje is het Internet. Via enkele gerichte mailtjes kan je op enkele dagen tijd honderden jongeren bereiken en er bestaan ook verschillende fuifsites waar je je evenement gratis kan aankondigen.
Ook uitnodigingen via sms zijn een mogelijkheid.

Milieuvriendelijke promotie

Een milieuvriendelijke fuif start bij milieuvriendelijke promotie! Enkele tips.

Als je papieren promomateriaal gebruikt, probeer de hoeveelheid papier dan zoveel mogelijk te beperken:

  • Kies als het kan een klein formaat voor strooifolders of flyers, én een formaat dat afgestemd is op het formaat van de pers van de drukkerij (of op een bepaald papierformaat als je fotokopies gebruikt) zodat het papierverlies bij het snijden beperkt blijft
  • Kies, waar het kan, voor dubbelzijdig bedrukken van papier
  • Bepaal de oplage van je drukwerk niet met de natte vinger. Hou bijvoorbeeld rekening met de distributiekanalen die je kiest en de manier waarop je verspreidt. Probeer je drukwerk zo gericht mogelijk te verspreiden zodat het enkel terechtkomt bij personen die geïnteresseerd zijn in je fuif. Wie tot je doelpubliek behoort, kom je snel te weten als je je promotieploeg mensen laat aanspreken. Een woordje uitleg of een kleine vraag zal snel leren of iemand echt geïnteresseerd is in je evenement. Op die manier verminder je de oplage (en dus de kosten) zonder het bereik te beknotten.

Je kan overwegen voor milieuvriendelijk drukwerk te kiezen:

  • Quadri-drukwerk hoeft niet altijd, drukwerk in één of twee kleuren kan visueel even sterk zijn
  • Je kan gebruik maken van één van de vele milieuvriendelijke papiersoorten die er op de markt zijn, op basis van gerecycleerde vezels (met een zo groot mogelijk post-consumer-aandeel) en chloorvrij gebleekt
  • Vraag of de drukker plantaardige inkten gebruikt
  • Denk aan je imago en voorbeeldfunctie en zet je consequente houding in de verf: je kan je drukwerk voorzien van passende teksten in onderschrift (‘gedrukt op milieuvriendelijk papier, met inkt op plantaardige basis’,…)

 

Nieuws


 

Links