Aandachtspunten rond veiligheid, verantwoordelijkheden en communicatie

• Security
  - Wat mag, wat niet?
  - Controle van kledij en goederen
• Maximum capaciteit zaal
  
• Vermijd publieksconcentraties 
• Nooduitgangen 
• Verbodstekens rookverbod 
• Omgaan met min-16-jarigen 
• Omgaan met drank en drugs 
  - Alcohol
  - Drugs
  - Veilig thuis
• Verantwoordelijken en communicatielijnen  
  - Algemene coördinatie
  - Veiligheidscoördinator
  - Artiesten en/dj's
  - Verantwoordelijke geldzaken
  - Productieverantwoordelijke
  - Stagemanagement

Security
 

De personen die instaan voor de veiligheid moeten herkenbaar zijn. Met eigen T-shirts voor de medewerkers kan je de herkenbaarheid sterk vergoten. Je mag deze T-shirts wel niet voorzien van het woord ‘security’, enkel vergunde bewakingsfirma’s mogen dit. Je laat de mensen die instaan voor veiligheid en toezicht (dus taken die o.a. onder persoonscontrole vallen) best een andere T-shirt dragen dan mensen van de organisatie met andere taken, zoals bijvoorbeeld de tap of ticketcontrole. Zo is duidelijk wie voor wat kan aangesproken worden.

Wat mag, wat niet?

Zoals je bij de voorbereidingen kon ontdekken, zijn er heel wat spelregels die bepalen wie je voor welke bewakingstaken mag inzetten. Er werd onder meer uiteengezet welke taken onder ‘persoonscontrole’ vallen en welke niet. Ook op de dag van het evenement moet je hier rekening mee houden. We gaan dieper in op wat de leden van de securityploeg wel en niet mogen.

Leden van de bewakingsploeg, al dan niet vrijwilligers, mogen nooit:

• Geweld gebruiken.
  Dit is immers een uitsluitende bevoegdheid van politie. Alleen wanneer je iemand op heterdaad betrapt bij het plegen van een misdrijf, mag je als bewaker zonder geweld of dwang ingrijpen, op voorwaarde dat je onmiddellijk de autoriteiten waarschuwt.
   
• Controle uitoefenen op de openbare weg of openbare plaatsen.
  Dit is de bevoegdheid van de overheid. Je mag dus in de omgeving van de zaal geen mensen inzetten.
   
• Fouilleren.
  Juridisch gezien kunnen bewakingsagenten en vrijwilligers nooit een fouille verrichten zoals de wetgeving dit voorziet voor de politiediensten. De bewakingswet spreekt daarom over ‘controle van kledij en goederen’. Dit is enkel mogelijk wanneer men uitdrukkelijk de toestemming heeft van de burgemeester. Maar dan nog moet het een uitzondering blijven!
   

Controle van kledij en goederen

Als organisator van een evenement kan je niet zomaar aan de bewakingsploeg de opdracht geven om controles van kledij en handbagage uit te voeren. De bewakers en vrijwilligers die mogelijk deze controles zullen uitoefenen, mogen dit slechts onder bepaalde voorwaarden.

Voorwaarde:

• De burgemeester moet expliciet toestemming geven en de namen van de mensen die de controle zullen uitvoeren, moeten aan hem doorgegeven worden.
   

Welke controles mogen?

• Controle van kledij of handbagage mag enkel aan de toegang van het evenement.

De controle mag ook niet systematisch zijn. Niet alle bezoekers mogen dus gecontroleerd worden, het moet een uitzondering blijven! Enkel als de veiligheidsmensen vermoeden dat een bezoeker een wapen of een gevaarlijk voorwerp bij heeft, mag die aan een controle onderworpen worden.

• Enkel mannelijke bewakers mogen mannen controleren, enkel vrouwelijke bewakers kunnen vrouwen controleren. 
   
• De gecontroleerde mag niet gedwongen worden tot de controle, ze gebeurt op basis van vrijwilligheid.
   
• Wie zich niet wil laten controleren, kan de toegang ontzegd worden.

Welke controles mogen niet?

Alle controles die niet aan de wettelijke voorwaarden voldoen, zijn verboden. In eerste instantie controles met een ander doel dan wat wettelijk is voorzien (de veiligheid in de bewaakte plaats). Voorbeelden van verboden controlevormen zijn:

• Deze om na te gaan of iemand geen voorwerpen heeft gestolen;
   
• controles om na te gaan of iemand geen drugs bij zich draagt;
   
• controles naar fototoestellen of andere ongevaarlijke voorwerpen.

Maximum capaciteit zaal

Indien het maximum aantal toegelaten mensen - zoals vastgelegd in de brandveiligheidsnormen - bereikt is, mag je mensen weigeren. Let erop dat er dan niemand meer binnengelaten wordt zolang er niemand buitengegaan is. Op het moment dat iemand de zaal verlaat, is er weer plaats.

Als je toch meer personen toelaat, maak je als organisator eigenlijk een bewuste organisatiefout. Wanneer er in dat geval iets gebeurt, zoals bijvoorbeeld een brand, loop je het risico niet meer gedekt te worden door de verzekering! Je neemt dus een behoorlijk risico door meer bezoekers binnen te laten.

Vermijd publieksconcentraties

Op elke plaats en op elk moment moet een vlotte doorgang van het publiek mogelijk blijven. Zorg ervoor dat typische knelpuntplaatsen als de inkom, de vestiaire, de bar en de toiletten over de hele locatie gespreid zijn.

Nooduitgangen

Deze moeten altijd vrij zijn, voorzie genoeg verantwoordelijken om hierop toe te zien. Let erop dat de signalisatie ervan steeds zichtbaar is.

Verbodstekens rookverbod

Als je een fuif organiseert in een polyvalente zaal, jeugdhuis of gesloten tent, geldt altijd het rookverbod!

Wanneer geldt het rookverbod niet?

• Tenten zijn ook gesloten plaatsen, tenzij minstens twee van de vier wanden volledig geopend zijn.

Ben je zelf uitbater van een polyvalente zaal of jeugdhuis, neem dan best in de huurovereenkomst op dat er niet gerookt mag worden. De zaal moet voorzien zijn van voldoende rookverbodtekens op zichtbare plaatsen en er mogen geen asbakken geplaatst worden.

Organiseer je je fuif in een zaal waar een rookverbod geldt, dan moet je er als organisator op toezien dat dit wordt toegepast. Zo voldoe je aan de huidige rookreglementering:

• De rookverbodtekens moeten zichtbaar blijven.
• In een gesloten tent voorzie je zelf voldoende verbodstekens op zichtbare plaatsen.
• Plaats binnen nergens asbakken.
• Er wordt in geen geval binnen gerookt, zeker niet door medewerkers, die een voorbeeldfunctie hebben.
• Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid de bezoekers op het rookverbod te wijzen.

Omgaan met min-16-jarigen

Een minzestienjarige mag in principe niet binnen in een dansgelegenheid zonder begeleiding van een volwassene. Toch mag een jongere, ongeacht zijn leeftijd, naar evenementen zonder winstgevend doel. Dat zijn fuiven die niet uit handelsgeest worden opgezet (bv. een schoolbal, fuiven van verenigingen, het jeugdhuis,... ). Bij onduidelijkheid moet de rechtbank beslissen of een feest een handelsgeest heeft of niet.

Goed om weten

• Burgers hebben wettelijk niet het recht om de identiteit van andere burgers te controleren. Als je bij een fuif (met handelskarakter) twijfelt aan iemands leeftijd, mag je wel vragen of de bezoeker zijn leeftijd kan bewijzen. Kan of wil hij dat niet, dan mag je de toegang weigeren. Opgelet: dit wordt wel beschouwd als een persoonscontrole zoals bedoeld in de wet op de private en bijzondere veiligheid.
   
• Het is verboden om elke drank of product waarvan het effectief alcoholvolumegehalte hoger is dan 0,5 vol % te verkopen, te schenken of aan te bieden aan minzestienjarigen.
   
• Van elke persoon die dranken of andere producten op basis van alcohol wil kopen, mag gevraagd worden aan te tonen dat hij of zij ouder is dan zestien.
   
• Als er geen wettelijke reden is om een minzestienjarige te weigeren, dan mag je dit ook niet doen. Dit zou neerkomen op discriminatie.
   
• Enkel wanneer een jeugdhuis een sluitend lidkaartensysteem heeft en op haar lidmaatschap een leeftijdsgrens van 16 jaar zet, heeft dit jeugdhuis het recht deze jongeren te weigeren.
   
• De wet op de zedelijke bescherming van de jeugd en het verbod om alcohol te schenken aan minzestienjarigen staan los van elkaar! Hoewel minzestienjarigen geen alcohol mogen drinken, mogen ze wel op plaatsen komen waar alcohol geschonken of verkocht wordt.

Omgaan met drank en drugs

Alcohol

Op de meeste fuiven en concerten is er alcohol verkrijgbaar. Als organisator moet je echter de volgende regels in acht nemen:

• Je mag geen ‘dronkenmakende’ dranken schenken aan minzestienjarigen. Dat wil zeggen dat minzestienjarigen geen alcohol mogen drinken in welke vorm dan ook (pintjes, wijn,…).
• Voor sterke drank, alcoholpops inbegrepen, ligt de leeftijdsgrens op achttien jaar.
• Alcohol schenken aan iemand die zichtbaar dronken is, mag niet. Als de dronken persoon minderjarig is, dan wordt de normale straf verdubbeld.
• Het is ook strafbaar om een uitdaging die leidt tot dronkenschap voor te stellen of te aanvaarden.
• Als je een zichtbaar dronken fuifbezoeker alcohol verstrekt en die persoon veroorzaakt achteraf een ongeval, dan kan je daar mee aansprakelijk voor gesteld worden. Als je hem in dezelfde situatie drank weigert, ga je uiteraard vrijuit.
• Sinds 2006 beslissen de gemeenten onder welke vorm ze een vergunning afleveren voor het schenken van sterke drank. Wil je toch alcoholpops, Pisang of jenever schenken, dan ga je het best bij de gemeente langs om inlichtingen in te winnen.

Drugs

Of het nu gaat om soft- of harddrugs, druggebruik is nooit toegelaten op een evenement, al is dat natuurlijk moeilijk te controleren. Je kan bezoekers er via affiches wel attent op maken dat gebruik van drugs niet getolereerd wordt. Tolereren wordt in de rechtspraak trouwens beschouwd als 'aanzetten tot'. Het oogluikend toelaten van druggebruik is dus een verzwarende omstandigheid!

Let op:Jeugdhuisverantwoordelijken of leden van de securityploeg mogen nooit zelf op zoek gaan naar drugs bij bezoekers. Dit is een exclusieve bevoegdheid van de politiediensten.
 

Veilig thuis

Een actief alcohol- en drugbeleid is zeker aan te raden.

Enkele tips:

• Personen die kennelijk dronken zijn of onder invloed van andere drugs, weiger je best.
• Personen die duidelijk boven hun theewater zitten en die aanstalten maken om een wagen te besturen, wijs je erop dat dit onverantwoord is.
• Bij eerder kleinschalige fuiven kan je als organisator overwegen om personen die teveel gedronken hebben, zelf naar huis te voeren.
• Bij megafuiven valt het zeker te overwegen om een fuifbus in te leggen. Informeer ook eens bij de lokale en provinciale jeugddiensten wat je mogelijkheden zijn.
• Je kan als organisator ook de mogelijkheden rond openbaar vervoer, taxi of het inschakelen van een BOB promoten.
• Werk samen met de Responsible Young Drivers (RYD) of Drive Up Safety! (DUS!)
   

Tip: Meer info over alcohol en andere drugproblemen kan je vinden op www.vad.be. Je vindt er ook de links naar allerhande documentatie en regionale preventiediensten die hulp kunnen bieden bij het uitbouwen van een drugpreventiebeleid.
 

Verantwoordelijken en communicatielijnen

Om het welslagen van een evenement te bevorderen werk je best met heel duidelijke en transparante verantwoordelijkheden en communicatielijnen. Hoe groter het evenement, hoe belangrijker deze afspraken. Bij grote evenementen is een degelijke set walkie-talkies onontbeerlijk. Vaak zal een specifieke zender geïnstalleerd moeten worden om de communicatie te optimaliseren. Net als bij de ‘gewone’ communicatie moet je ook bij het communiceren via walkie-talkies heel duidelijke afspraken hebben. Je kan immers niet spreken en luisteren tegelijk bij de meeste van de toestellen; als één iemand aan het spreken is, kan niemand anders spreken (dit heet halfduplex). Daarom wordt meestal gewerkt met volgende opbouw:
 

Persoon A:          ‘A voor B’

Persoon B:          ‘B luistert’

Persoon A:          ‘Hoe zit het met dit en dat, OVER’

Persoon B:          ‘Dat zit zus en zo OVER’

Persoon A:          ‘Oké, dan gaan we daar zo op reageren OVER’

Persoon B:          ‘Begrepen OVER’

Hieronder geven we enkele belangrijke functies die op elk evenement op een of andere manier aanwezig zouden moeten zijn. Uiteraard zullen bij kleinere evenementen verschillende functies in één persoon verenigd zijn.

Belangrijke functies op het evenement:

Algemene coördinatie

Er moet altijd één iemand zijn die de eindverantwoordelijkheid opneemt tijdens een evenement. Die persoon moet te allen tijde bereikbaar zijn en mag dus niet de handen vol hebben met allerlei kleine deeltaken.

De belangrijkste rol van de algemene coördinator is het kunnen aansturen van verantwoordelijken en dispatchen van problemen. Als er bij wijze van spreken gesignaleerd wordt dat het brandt, moet de coördinator niet gaan blussen, maar wel snel een juiste probleemanalyse kunnen doorvoeren en zorgen dat het publiek veilig is, de brandweer verwittigd wordt, communicatie wordt opgestart, desnoods medische interventie wordt opgezet,… Op dat moment zal hij of zij dus een aantal mensen aansturen die op hun beurt ook weer mensen aansturen.

Bij heel wat evenementen zit de algemene coördinator dan ook niet midden in het feestgedruis maar wel in een kamer of container weg van het lawaai en met telefoon, internet, walkie-talkie en andere communicatielijnen binnen handbereik.

Het spreekt voor zich dat diegene die deze rol op zich neemt of krijgt, best iemand is die stressbestendig is en ervaring heeft met evenementen of andere vormen van crisismanagement.

Veiligheidscoördinator

De veiligheidscoördinator coördineert (wat dacht je anders) de veiligheid. Dit houdt eigenlijk op zich al heel wat subtaken in. Tot de veiligheid van een evenementen horen immers:

• Crowd-management: zorgen dat het publiek zich veilig kan bewegen over het festivalterrein of binnen de fuifzaal. Dit houdt in dat je goed in de gaten houdt of er ergens een bottleneck ontstaat en indien nodig ingrijpt (bijvoorbeeld door heel even mensen tegen te houden nog voor ze aan de ticketbalie komen).
   
• Verkeersveiligheid: als je merkt dat er in de onmiddellijke omgeving van je evenement een verkeersinfarct dreigt, moet je proberen dit op te lossen. Uiteraard is hier best lang op voorhand over nagedacht en liggen de scenario’s en afspraken met de politie daarvoor klaar. De essentie van mobiliteitsorganisatie is communicatie. Door het publiek vooraf (en ter plekke) heel goed duidelijk te maken hoe ze met het openbaar vervoer of met de fiets ter plekke geraken, vermijd je dat iedereen met de auto komt. De auto’s die toch komen, probeer je af te leiden naar goed georganiseerde parkings vanwaar ze te voet of met shuttles naar het terrein gebracht worden. Hoe meer je kunt vermijden dat voetgangers en auto’s door elkaar moeten rijden en lopen, hoe veiliger je de situatie maakt.
   
• Bewaking: zowel de muzikanten als de technische crew hebben doorgaans voor duizenden euro’s materiaal bij. Als veiligheidscoördinator sta je in voor de uitvoering van het plan dat ervoor zorgt dat deze zaken veilig staan en niet beschadigd of gestolen kunnen worden. De praktijk leert dat dit vooral neer komt op ervoor zorgen dat alleen zij die écht in de buurt van dat materiaal moeten komen er ook kunnen komen.
   
• Controle: in principe moet de veiligheidscoördinator altijd zijn fiat geven vóór het terrein of de zaal geopend kan worden. Dit moet hem of haar in staat stellen om nog een laatste controle te doen op alle veiligheidsmaatregelen. Je wilt niet dat er nog een vorkheftruck of losliggend materiaal op het terrein ligt op het moment dat het publiek al toestroomt.
   
• Security: de veiligheidscoördinator is het belangrijkste aanspreekpunt voor de securitymensen die je inhuurt. Samen met de verantwoordelijke van de securityploeg zal je alle belangrijke afspraken en scenario’s voor het evenement doorlopen en zorgen voor een permanente communicatielijn.

Artiesten en/dj's

De artiesten of dj's die je inschakelt zijn de belangrijkste stakeholders voor het welslagen van je evenement. Je moet ze dan ook met alle oog voor detail onthalen en soigneren. Dit begint met het onthaal van de artiesten. De eerste artiesten komen doorgaans toe nog lang voor het eerste publiek. Dit betekent dat de mensen die de publieksbegeleiding doen nog niet op hun posten zullen zitten. Toch moet je ervoor zorgen dat de artiesten perfect weten waar ze zich moeten aanmelden en hoe ze vandaar begeleid worden. Op grote evenementen krijgt elke artiest een persoonlijke host aan wie ze kunnen vragen wat ze nodig hebben. Ook op kleinere evenementen kan je echter heel wat doen om het artiesten extra aangenaam te maken. Als je artiesten aan het begin van hun carrière al in de watten legt, zullen ze dat later wellicht nog niet vergeten zijn. Ze zullen met plezier terugdenken aan hun passage op jouw evenement en er mogelijks makkelijker terugkeren als ze bekender zijn.

Verantwoordelijke geldzaken

Op de dag van je fuif, concert of festival komt er, als het goed gaat, heel wat geld in het laatje. De verantwoordelijke voor de financiën heeft dus niet alleen een verpletterende verantwoordelijkheid in de aanloop van het evenement (het opmaken van een goede begroting, beheersen van alle uitgaven) maar ook op de dag zelf. De financieel verantwoordelijke zal zorgen dat de vrijwilligers die aan de bonnetjes of aan de ticketbalie zitten een getelde kassa krijgen die ook op tijd opgehaald en herteld wordt. Zo vermijd je enerzijds dat er geld verdwijnt en anderzijds stelt het je in staat om tijdens het evenement zelf al een goede indicatie te hebben van het succes.

Productieverantwoordelijke

De productieverantwoordelijke runt de productie. Dat wil zeggen dat hij de opbouw en afbraak aanstuurt en op de dag zelf alle praktische zaken in goede banen leidt. De productieverantwoordelijke zal dan ook het eerste aanspreekpunt zijn voor de technische crew. Bij kleine evenementen staat de productieverantwoordelijke letterlijk ook in voor het aanvullen van het toiletpapier en de drankvoorraad, maar bij grotere evenementen zijn al deze taken toegewezen aan deelverantwoordelijken. Het komt er vooral op aan dat de productieverantwoordelijke zich verantwoordelijk voelt voor zowel de grote lijnen als de details. Daarom is het belangrijk dat er een zo uitgebreid mogelijk overzicht gemaakt wordt van alle elementen die bewaakt moeten worden. Hoe meer je op voorhand analyseert en scenario’s opstelt, hoe minder er de dag zelf fout kan gaan of vergeten kan worden.

Stagemanagement  (wanneer je ook optredens organiseert)

Het territorium van de stagemanager is, hoe kan het anders, het podium. Zijn taak bestaat erin om te zorgen dat alles op het podium vlot verloopt. De stressmomenten voor de stagemanager zijn de podiumwissels (in de praktijk vaak ‘change overs’ genoemd). Op die momenten moet binnen een strak tijdschema de ene band van het podium en de andere opgebouwd zodat de soundcheck kan beginnen. Om die podiumwissels zo vlot mogelijk te maken heeft de stagemanager ook een aantal stagehands die mee de handen uit de mouwen kunnen steken. Eventueel heeft hij ook runners die mensen en/of materiaal kunnen halen en brengen.