Begroting

Een begroting is eigenlijk niet meer dan een lijst met uitgaven en lijst met inkomsten. Uiteraard probeer je ervoor te zorgen dat de verwachte inkomsten groter zijn dan de verwachte uitgaven.

Aan de uitgavenkant let je op de kosten voor de artiesten, vergeet je niet daar SABAM en billijke vergoeding bij te tellen, weet je wat de geluidsinstallatie en de zaal kost, hou je rekening met de kosten voor de medewerkers, voorzie je voldoende budget voor de promotie en zet je als goede huisvader ook nog een budget voor onverwachte uitgaven opzij.

De inkomstenkant probeer je te spijzen met ‘zekere’ inkomsten, zoals subsidies van de gemeente, inbreng van sponsors, de voorverkoop van kaarten en eventuele tussenkomsten in de gages van dj's door de provincies of de Vlaamse Gemeenschap. Daarnaast probeer je zo precies mogelijk in te schatten hoeveel kaarten er nog verkocht zullen worden aan de kassa en de grootte van de winst die je zal maken op de drankverkoop.

Als je de oefening goed maakt, kan je perfect inschatten wat het ‘break-even-point’ is. Zo kan je bijvoorbeeld in de loop van de avond, louter op basis van de ticketverkoop aan de kassa, al weten dat je zeker geen verlies zal lijden. De uiteindelijke afrekening kan je pas maken als alle facturen betaald zijn, de beloofde sponsoring of subsidies echt op de rekening staan en ook de afrekening met SABAM en zo achter de rug is.

Het is verstandig om in je begroting verschillende scenario’s uit te werken. Zeker als je voor het eerst een concert organiseert, is het moeilijk om alle kosten goed in te schatten. Heel wat kosten zijn ook pas bekend als de factuur in de bus valt of de offerte werd opgemaakt. Een eerste scenario is een worst-case scenario, hierin ga je uit van een minimum aan inkomsten (bijna geen publiek) en een maximum aan uitgaven. Zo weet je welk risico op verlies je neemt. Een tweede scenario maak je zo realistisch mogelijk.

Naarmate de planningsfase van de fuif of ander evenement vordert, worden meer en meer kosten duidelijk. Daarom is het belangrijk om regelmatig een update te maken van je begroting. Voorzie ook een kolom of extra tabel waarin je alle uitgaven noteert die al gedaan zijn.

Checklist uitgaven in begroting

Een overzicht van mogelijke kosten die je in rekening moet brengen voor je begroting, vind je hier: pagina 'Wat kost een fuif?'