Contracten

De afspraken die je met verschillende partijen maakt voor de organisatie van je fuif, zet je best ook op papier, om later eventuele betwistingen te voorkomen.
 

• Contracten tekenen
  
• Contract met de zaaluitbater
  
• Contract met de dj of groep
  
• Contract met het P.A.-bedrijf
  
  
  

Contracten tekenen
 

Tip 1
Laat nooit een minderjarige een contract ondertekenen, burgerrechtelijk is een minderjarige immers niet handelingsbekwaam.

Tip 2
Bekijk alles grondig voor je een contract afsluit. Je laat best een opschortende voorwaarde opnemen in het contract. Anders moet je, als de fuif omwille van onvoorziene omstandigheden niet doorgaat, toch betalen!

Tip 3
Voor vele organisaties betekent een ‘grote fuif’ organiseren, een omzet realiseren die een veelvoud is van hun normale jaarlijkse budget. Als het gaat over een feitelijke vereniging en het loopt financieel slecht af, dan heb je een probleem. Het zijn immers de individuele leden die zich persoonlijk verbinden tot de verplichtingen van de vereniging. De vereniging bezit geen rechtspersoonlijkheid. Concreet betekent dit dat de medewerkers die de contracten afgesloten hebben, hun verbintenissen moeten nakomen. Diegene die het contract ondertekende, zal dus persoonlijk opdraaien voor de schulden. Jeugdorganisaties die niet over voldoende financiële reserves beschikken en die jaarlijks een zeer grote fuif organiseren, kunnen daarom overwegen een vzw op te richten. Binnen een vzw zijn de leden immers niet persoonlijk aansprakelijk, enkel de vzw kan aansprakelijk gesteld worden op voorwaarde dat de rechtspersoonlijkheid tegenstelbaar is aan derden en dat de vereniging beheerd wordt als 'een goede huisvader'.

Meer info over het statuut van de organisator: link
 

Contract met de zaaluitbater

Bij een ingedeelde zaal zal het contract meestal de voorwaarden en beperkingen vermelden die door de milieuvergunning zijn opgelegd. Het gebruik van een geluidsbegrenzer wordt vaak verplicht. In sommige zalen is ook het gebruik van de vaste muziekinstallatie (versterker en boxen) verplicht. De zaaluitbater is verantwoordelijk voor het respecteren van de geluidsnormen. Houd je je als organisator niet aan de opgelegde geluidsnormen en de uitbater wordt beboet, dan kan de uitbater via de burgerlijke rechtbank het geleden financiële nadeel verhalen op de organisator.

Bij een niet-ingedeelde inrichting kan de zaaluitbater er in het contract op wijzen dat jij als organisator verantwoordelijk bent bij de overschrijding van de geluidsnormen van het KB van 24 februari 1977, die een geluidsnorm van 90 DB(a) voorschrijft. Meestal zal ook melding worden gemaakt van het maximum aantal toegelaten personen, dat bepaald is in het brandveiligheidattest.

Wat kan je in een contract met de zaaluitbater nog terugvinden?

• ‘afstand van verhaal’ ten opzichte van de huurder/organisator in geval van brand (zie verzekeringen) ;
• mogelijkheden om de infrastructuur al dan niet onder te verhuren; - welke lokalen in de huurprijs inbegrepen zijn;
• kostprijs van verlichting, verwarming, telefoonkosten, opkuis;
• de kosten van buitengewone schoonmaak;
• het personeel waarop de huurder recht heeft en het aantal uren dat het personeel ter beschikking staat;
• de kosten van extra personeel of bijkomende uren;
• het bedrag van het voorschot en het tijdstip waarop dit moet betaald zijn;
• regeling bij annulatie en de kosten ervan;
• het bedrag van de waarborgsom;
• of er al dan niet een verzekering van burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid moet worden afgesloten door de huurder(sommige zaaluitbaters stellen een abonnementspolis ter beschikking aan de huurder);
• of het gebruik van een vestiaire verplicht is, en wie dit uitbaat;
• de inzet van een eigen toiletdame;
• de manier waarop schade wordt vastgesteld;
• het tijdstip waarop de zaal volledig moet ontruimd zijn;
• afspraken over het openen van ramen en deuren (belangrijk in het kader van geluidshinder en luchtregeling);
• de verplichting om bij activiteiten die een brandrisico inhouden een beroep te doen op de brandweer voor brandwacht;
• de manier waarop decoratie kan/mag worden aangebracht.

Contract met de dj of groep

Wat neem je allemaal op in het contract met de Deejay of de groep die je uitnodigt om het muzikale aspect van de fuif voor zijn/haar rekening te nemen?

• naam en telefoon van de manager of contactpersoon;
• technische fiche (zorgen ze ook voor de geluidsinstallatie of sta je daar als organisator voor in?,...);
• prijs;
• hoe en wanneer de uitbetaling gebeurt;
• hoe het zit met de catering (extra maaltijden, drank, …);
• de speelduur (en de eventuele extra kost bij verlenging).

Contract met het P.A.-bedrijf

In het contract dat je met het bedrijf tekent, moeten een aantal bepalingen zeker opgenomen zijn:

• De naam van het bedrijf (+ contactgegevens van hun verantwoordelijke op de avond zelf);
• Jouw naam + contactgegevens;
• Gedetailleerde lijst van wat er precies geleverd wordt (type mengtafel, aantal en type microfoons,…);
• De afgesproken prijs;
• Tijdstip van levering;
• Nodige voorzieningen (bv. stagehands als hulp bij het uitladen, beveiligde opslagruimten, zwaardere stroomvoorziening,…);
• Geluidsbeperkingen waar de firma zich moet aan houden;
• Wat gebeurt er als het concert niet doorgaat;
• Waar moet een geschil (juridisch) uitgevochten worden?

Wees op je hoede voor uitspraken als ‘Dat komt allemaal wel in orde, we hebben al veel materiaal voor dat soort optredens geleverd, we weten waarover het gaat’. Dat soort uitspraken kunnen best waar zijn, maar vergewis je ervan dat de leverancier er zich niet te makkelijk vanaf maakt of te slordig omspringt met de informatie die je hem geeft. De kans bestaat dat hij zelf gaat ‘schrappen’ in de technische fiche die je hem voorlegt, en dat is niet altijd terecht. Laat je niet overdonderen door technische terminologie. Uiteraard ken je zelf niet alles (of misschien bijna niets) van de technische details, maar durf gerust extra uitleg vragen als er iets niet duidelijk is. Als een leverancier zegt dat ‘dit of dat helemaal niet nodig is, en dat het met iets anders of minder ook wel zal gaan’, vraag hem dan waarom dat zo is.

Als er stagehands moeten ingezet worden om te assisteren bij het in- en uitladen van de vrachtwagens, zorg dan voor sterke binken met een groot verantwoordelijkheidsgevoel die niet te driftig te werk gaan. Geluids- en lichtmateriaal is doorgaans fragiel en, ook al zit het in stevige kisten, omzichtig te werk gaan blijft de boodschap. Zorg er ook voor dat de stagehands blijven tot de laatste kist weer in de vrachtwagen zit, zoniet begint de dag al fout.

Goed om weten

• ‘Nodig’ is een relatief begrip. Beslissingen omtrent materiaal zijn beslissingen m.b.t. kwaliteit. Een groep of dj die een professionele P.A.-installatie vraagt, kan misschien ook spelen op een kleine zanginstallatie of op de geluidsinstallatie die je zelf al voorhanden hebt.. De vraag is op zich niet wat er ‘nodig’ is, maar wel welk resultaat jij wilt, welk resultaat de dj of groep wilt, en wat er haalbaar is.
• Geluid is belangrijker dan licht. Aan een optreden met een ongelooflijk spectaculaire lichtshow, maar waarbij je de zanger niet hoort zingen, heeft niemand iets.
• Materiaal is belangrijk, maar de mensen die ermee werken (technici) zijn dat nog veel meer. Een onervaren technicus haalt zelfs met het beste materiaal geen goede resultaten, terwijl een ervaren of zeer bekwame technicus soms wonderen kan doen met het materiaal van de provinciale uitleendienst.
• Privébedrijven (licht- en geluidsfirma’s) zijn commerciële bedrijven en willen winst maken. Daar is niets mis mee, maar wees je daar wel van bewust als je er mee werkt.