Contracten (zaaluitbater)
- Wat zoal opnemen in een contract?
- Wat kan je best opnemen in een contract bij het verhuren van een fuifzaal?
- Wat beter niet opnemen in een contract?
-
Mag een zaaluitbater weigeren aan iemand de zaal te verhuren?
Wat zoal opnemen in een contract?
De uitbater heeft een pak meer bevoegdheden dan bijvoorbeeld een burgemeester. Via een gebruiksovereenkomst kan je veel dingen regelen en verplicht stellen die je als gemeente met een algemeen politiereglement niet kan regelen of verplichten.
Wanneer iemand een contract ondertekent met allerhande bepalingen en verplichtingen dan moet de onderschrijver van dat contract deze verplichtingen nakomen. De zaaluitbater kan vanzelfsprekend geen verplichtingen opleggen die door de wet verboden zijn.
Wat kan je best opnemen in een contract bij het verhuren van een fuifzaal?
Het is belangrijk dat het contract de nodige gegevens over de huurder en de verhuurder vermeldt.
Verder is het zowel in het belang van de zaaluitbater als in dat van de organisator dat er duidelijkheid is over de voorwaarden die er gekoppeld worden aan de huur van een fuifzaal. Achteraf gaan discussiëren, moet je altijd proberen te vermijden.
Je doet er als zaaluitbater goed aan je contract te laten nalezen door een advocaat. De kleine investering loont, ze kan je heel wat problemen besparen.
We zetten een aantal concrete bepalingen en voorwaarden op een rijtje:
- afstand van verhaal’ in geval van brand (anders moet de organisator zich verzekeren tegen brandschade);
- mogelijkheden om de infrastructuur al dan niet onder te verhuren;
- welke lokalen in de huurprijs inbegrepen zijn;
- kostprijs van verlichting, verwarming, telefoonkosten, opkuis;
- de kosten van buitengewone schoonmaak;
- het personeel waarop de huurder recht heeft en het aantal uren dat het personeel ter beschikking staat (zie ook regelgeving> wettelijk kader > vergunningen > bezoldigingen);
- de kosten van extra personeel of bijkomende uren;
- het bedrag van het voorschot en het tijdstip waarop dit moet betaald zijn;
- regeling bij annulatie en de kosten ervan;
- het bedrag van de waarborgsom;
- of er al dan niet een verzekering van burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid moet worden afgesloten door de huurder (is de gemeente eigenaar van de zaal, dan stelt ze best zelf een abonnementspolis ter beschikking aan de huurder (zie ook beleid > lokaal feest- & fuifbeleid > éénloketsysteem > bijkomende functies);
- het gebruik van een vestiaire, en wie dit uitbaat;
- het inzetten van een eigen toiletdame;
- de manier waarop schade wordt vastgesteld;
- het tijdstip waarop de zaal volledig moet ontruimd zijn;
- regeling m.b.t. het openen van ramen en deuren (belangrijk in het kader van geluidshinder en luchtregeling);
- de verplichting om bij activiteiten die een brandrisico inhouden een beroep te doen op de brandweer voor brandwacht;
- de manier waarop decoratie kan worden aangebracht;
- of de billijke vergoeding reeds werd betaald door de zaaluitbater, en zo ja welk forfait werd betaald (drank of dans);
- regeling rond afname van dranken.
Je voegt best ook een aantal bijlagen bij het contract:
- Het brandweerattest waaruit moet blijken hoeveel personen er maximaal binnen mogen.
- Beschikt de zaaluitbater over een milieuvergunning dan voeg je die best ook bij het contract zodat de uitbatingsvoorwaarden duidelijk zijn voor de gebruiker van de zaal. De zaaluitbater neemt dan best een clausule op in het contract dat de zaaluitbater via de burgerlijke rechtbank een schadeloosstelling kan vragen als de gebruiker zich niet houdt aan de milieuvergunningsvoorwaarden.
Wat beter niet opnemen in een contract?
Voor een contract is de regel dat je er principieel alles in kan opnemen, zolang je de huurder niet tot zaken verplicht die verboden zijn. Het is vooral belangrijk dat de bepalingen in het contract billijk zijn, en dat de voorwaarden die je stelt om de infrastructuur te mogen huren voor iedereen dezelfde zijn, anders bezondig je je aan discriminatie.
Wat laat je best uit een contract?
- De schade rond de fuifzaal wordt verhaald op de organisator: de verhuurder kan enkel bepalingen opnemen in zijn contract over de fuifzaal zelf, niet over de omgeving van de fuifzaal
- De verplichting om (tot een bepaald uur) inkom te vragen;
- De verplichting om een verzekering te nemen: fuiforganisatoren sluiten best de nodige verzekeringen af, maar je kan hen hiertoe niet verplichten
- De verplichting om een bewakingsdienst in te zetten (wet private veiligheid)
Mag een zaaluitbater weigeren aan iemand de zaal te verhuren?
Een zaaluitbater kan weigeren de zaal te verhuren aan iemand als er voor de activiteit die hij/zij wil organiseren bijvoorbeeld een milieuvergunning vereist is. (zie milieuvergunningen voor de bepalingen wanneer er een milieuvergunning nodig is)
Een particuliere zaaluitbater kan ook makkelijker (dan bij een gemeentelijke zaal) beslissen dat de zaal voor een bepaald soort activiteiten niet kan gebruikt worden. Toch mag een particuliere zaaluitbater bepaalde bevolkingsgroepen niet stelselmatig discrimineren. Een klacht van een benadeelde kan ervoor zorgen dat de uitbater wordt veroordeeld wegens discriminatie.
Bij een gemeentelijke zaal mag je je niet moeien met de aard van de activiteit en zal je (meer) rekening moeten houden met het gelijkheidsprincipe. Zo moeten bijvoorbeeld alle verenigingen evenveel kansen krijgen vanuit het cultuurpact.
