Evaluatie

Een evaluatie achteraf is erg belangrijk! Je krijgt meteen een overzicht van wat er goed en fout is gegaan en daaruit kun je leren voor de toekomst.

• Bekijk niet alleen de financiële kant van de zaak, overloop en evalueer alle aspecten en fasen van het evenement: verliepen de voorbereidingen vlot, verliep alles de dag zelf naar wens, hebben er zich geen incidenten voorgedaan, waren alle betrokkenen (artiesten, leveranciers, medewerkers) en het publiek tevreden en werd het verwachte toeschouwersaantal gehaald?
• Sta niet te lang stil bij de effecten van wat fout liep. Focus vooral op wat er verbeterd kan worden en hoe je een bepaald probleem in de toekomst kan vermijden!
• Vooraf heb je de verwachte uitgaven en inkomsten gebudgetteerd. Maak zo snel mogelijk een financieel overzicht zodat je weet of het evenement op financieel vlak al dan niet een succes was. Om het succes op financieel vlak te bepalen, hou je natuurlijk ook rekening met de vooropgestelde streefdoelen:
  - Wou je winst maken of was je al tevreden met een breakeven?
  - Misschien had je vooraf zelfs ingecalculeerd dat er een verliesmarge te voorspellen was… Zo kan het prestige en de naambekendheid die je als organisatie kan bereiken door een grote en bekende naam op de affiche te zetten een argument zijn om een bepaalde som van de eigen middelen te investeren.
• Schrijf de conclusies van je evaluatie op. Het heeft weinig zin een lange vergadering te doen met alle medewerkers als de belangrijkste conclusies nergens bijgehouden worden en in een volgende editie dezelfde fouten opnieuw gemaakt worden.