Promotie

• Internet en email
  
• Affiches
• Borden en affiches langs de openbare weg
• Zegeltaks
• Folders en flyers
• Andere vormen van promotie
• Milieuvriendelijke promotie
• Links

Internet en email

Het vertrekpunt voor de meeste mensen zal internet zijn. Internet is gratis, biedt interactieve mogelijkheden, is makkelijk, bereikt veel mensen en lijkt daarom de ideale manier om snel veel mensen te bereiken. Dit is tegelijk de kracht en het gevaar van internet. Immers, iedereen maakt reclame online en via mail en mensen zijn er bijna immuun voor geworden. Het komt er dus op aan om op alle plaatsen tegelijk aanwezig te zijn. Wat daarvoor heel erg kan helpen zijn websites die je toelaten om je informatie op één plaats in te voeren en zo meteen zichtbaar te maken op heel wat plaatsen. Zo kan je bijvoorbeeld je twitter- en facebook-profiel aan elkaar koppelen om te zorgen dat op beide dezelfde informatie zichtbaar is.

20 concrete tips voor emailmarketing:
(vrij naar de whitepaper Emailmarketing van Emailgarage)

1. Stuur je mails op dinsdag, woensdag of donderdag.
2. Persoonlijke mails aan particulieren stuur je best tussen 17.00 en 20.00 u.
3. Hou het onderwerp korter dan 50 tekens.
4. Gebruik veel hyperlinks in je tekst.
5. Verstuur nooit bijlagen.
6. Kom onmiddellijk ter zake.
7. Zorg dat je eerste call-to-action zichtbaar is zonder te scrollen.
8. Hou je database up-to-date, doe acties waarbij mensen hun gegevens moeten aanvullen.
9. Verstuur geen mails in de vorm van reclameaffiches.
10. Personaliseer de ‘Van’-naam in je uitgaande mail.
11. Plaats geen antwoordformulier in een mail, maak een formulier op een webpagina.
12. Check op www.dnsstuff.com of jouw mailadres als SPAM wordt gezien.
13. Vermijd het woord ‘gratis’, zeker in het onderwerp.
14. Geef alleen duidelijke, relevante en correcte informatie.
15. Volg je mailcorrespondentie goed op, antwoord snel.
16. Test op een klein testpubliekje of elke mail juist en goed toekomt.
17. Besteed bijzonder veel aandacht aan het onderwerp van de mail, test welk onderwerp best werkt.
18. Meet je open-rate, click-through-rate en evalueer bij elke mail die je verzendt (streef naar een doorklikratio van minimaal 10 %).
19. Lees altijd alles drie keer na om te zien of de inhoud klopt en er geen taal- en spellingfouten in staan.
20. Voor mailings van meer dan 100 adressen gebruik je beter een mailinglistprogramma dan je standaardmailprogramma.

Let op: je mag niet zomaar om het even wie een mail sturen. De wetgeving zegt dat je maar mails mag sturen naar die mensen die daar schriftelijk hun toestemming voor gegeven hebben. Bovendien moet je elke keer dat je een massamail de deur uitstuurt ook een vermelding gebruiken dat mensen zich te allen tijde uit je mailinglist kunnen laten schrappen. Zorg er dan ook voor dat er iemand is die zich bezighoudt met het onderhouden van de mailinglist. Stuur nooit een mail rond met alle adressen in het ‘Aan’-veld. Het is veel beter om het BCC-veld te gebruiken, zo krijgt niet iedereen alle e-mailadressen te zien. Hou er ook rekening mee dat heel wat mailprogramma’s maximaal 90 adressen in één keer kunnen verwerken. Nog beter werk je met een mailinglistprogramma dat je toelaat mensen persoonlijk aan te spreken.

Affiches 

Het is niet uitzonderlijk dat op een affiche plaats of datum vergeten wordt of dat er een verkeerde datum wordt vermeld.

Wat moet je zeker op een affiche vermelden?

• wat er georganiseerd wordt
• wanneer (datum en aanvangsuur)
• waar (zaal en gemeente)
• wie (discobar, groep, …) voor de muziek zorgt
• wie het organiseert
• de toegangsprijzen
• eventuele sponsors
• vermeld ook steeds een verantwoordelijke uitgever. Dat moet een meerderjarige inwoner van België zijn (ook voor vzw’s). Gebruik zijn/haar domicilieadres en niet dat van de organisatie. Vzw’s moeten ook hun naam met maatschappelijke zetel vermelden.

Let op:

• Foutief aanplakken wordt in de meeste gemeenten streng bestraft (administratieve boetes van maximum 250 euro voor een volwassene). Bovendien kan men je ook laten opdraaien voor de verwijderingskosten.
• Aanplakken op privé-eigendom zonder toelating van de eigenaar is uit den boze. Elektriciteitscabines, bushokjes, afsluitingen, muren, straatmeubilair, …gebruik je dus best niet als plakpaal.
• Gemeentelijke aanplakborden kunnen onderworpen zijn aan een gemeentelijk politiereglement. Meestal moet je de affiches binnenbrengen op het gemeentehuis en doet de gemeente (al dan niet tegen betaling) de rest.  
• Drukken met zwarte inkt op witte affiches was verboden, deze kleurencombinatie was voorbehouden voor de overheid. De wet houdende administratieve vereenvoudiging van 3 februari 2005 heft het decreet van 22-28 juli 1791 tot regeling van de kleur van de aanplakbiljetten op. (art. 2)  Dit betekent dat je voortaan voor affiches ook zwarte letters op een witte achtergrond mag gebruiken.
  Beeldgebruik
• Als je foto’s gebruikt die je niet zelf maakte, zorg dan dat je de toestemming hebt van de auteur, fotograaf … De auteurswet zegt dat je zonder toestemming van de rechthebbende beschermde werken niet zomaar mag kopiëren. De auteursrechtelijke bescherming van de auteur geldt tot 70 jaar na zijn of haar overlijden.
• Let er ook op dat je geen personen zichtbaar afbeeldt zonder hun toestemming.

Borden en affiches langs de openbare weg

In sommige gemeenten heb je een bouwvergunning nodig voor borden langs de weg. Gezien de meeste invalswegen gewestwegen zijn, moet je bij de provinciale dienst “Wegen en verkeer” toelating vragen. Het plaatsen van panelen is alleen toegestaan:

• voor socio-culturele verenigingen
• met een maximum van 2 borden per gewestweg
• enkel binnen de eigen gemeentegrenzen
• voor panelen met een maximale grootte van 0.75 m² (A0-formaat is te groot!)
• als de panelen op eigen dragers staan (dus niet bevestigen aan lantaarnpalen, verkeersborden,…)
• als de panelen geen hinder opleveren voor het verkeer (dus voldoende afstand van de rijbaan)

De vergunning wordt meestal via de gemeente aangevraagd bij de provinciale Afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest. Ze geldt 14 dagen voor het evenement en tot 7 dagen erna. Overtredingen worden strafrechtelijk vervolgd en beboet.  Er mogen geen verkeerstekens afgebeeld zijn op de borden of affiches en fluorescerende affiches moeten op minstens 75 meter afstand van verkeerslichten geplaatst worden.
 

Zegeltaks

Sinds 1 januari 2007 zijn alle affiches die kleiner zijn dan één vierkante meter vrijgesteld van aanplakkingtaks. Naast de A3-affiches, zijn dus ook A2-affiches (formaat 42x59,4cm), A1-affiches (formaat 59,4x84,1cm) en de A0-affiches (formaat 84,1x118,9cm) vrijgesteld van de aanplakkingstaks.

Voor de affiches groter dan 1m² blijft de aanplakkingtaks verschuldigd. In de praktijk heeft deze taks hoofdzakelijk betrekking op professionele reclamekantoren. Maar ook sommige jeugdhuizen gebruiken nog dit soort affiches. Uiteraard blijft ook voor hen dus een taks van 50 cent per vierkante meter affiche verschuldigd. De taks wordt dus bepaald naargelang de grootte van de affiche. Voor een affiche die 1,5 m² groot is, moet je dus € 0,5 x 1,5 = € 0,75 per exemplaar betalen.De betalingswijze van de zegeltaksen wordt gemoderniseerd. De betaling zal nu ook kunnen gebeuren via overschrijving of via elektronische betaalmiddelen, weliswaar afhankelijk van de praktische organisatie van de betrokken overheidsdiensten.

Organisaties met een liefdadig karakter, moeten geen zegeltaks betalen. Je moet dan wel vermelden: “Vrij van zegel, art. 198, 7e Wetboek der taksen”. Als je affiche ook publiciteit bevat van een commerciële sponsor is deze ook vrij van zegelrecht zolang het hoofdobject van je affiche het aankondigen van de activiteit is.
Het al dan niet liefdadige karakter van een organisatie wordt echter heel eng geïnterpreteerd. Enkel als je de winst besteedt aan een liefdadig doel en iedereen belangeloos meewerkt, is er een vrijstelling. In de praktijk worden echter enkel grote organisatoren aangepakt bij overtreding. De boetes kunnen in geval van zware overtredingen en fraude oplopen van 5 tot 20 maal de ontdoken belasting. Meestal echter wordt 50% of zelfs minder extra aangerekend.

Folders en flyers

Net als op affiches, zet je de verantwoordelijke uitgever op flyers. Vermeld best ook “Verboden op de openbare weg te werpen”. Zo voorkom je dat de politie de verspreiding verbiedt onder het voorwendsel van milieuvervuiling.
Zorg dat je present bent op andere fuiven en evenementen. Dit is vaak de makkelijkste en goedkoopste manier om de doelgroep te bereiken. Als je folders uitdeelt, let er dan op dat ze niet op de openbare weg terecht komen. Volgens het politiereglement van sommige gemeenten heb je een vergunning nodig voor het uitdelen van pamfletten. Dit systeem is omstreden in de rechtspraak, het brengt de principes van de Grondwet en van internationale verdragen in gedrang. Politiemaatregelen mogen niet met andere doeleinden dan de ordehandhaving worden uitgevaardigd.

Andere vormen van promotie

Er zijn nog een heleboel andere manieren om je fuif onder de aandacht te brengen: stickers, bierviltjes, pennen,…  en eventueel een geluidswagen ( zie vergunningen).
Bij een grote fuif kan je overwegen om de (regionale) pers te verwittigen, en denk ook aan de vrije radio’s in de buurt. Zij kunnen het evenement aankondigen, je vergroot je kansen door vrijkaarten ter beschikking stellen.

Milieuvriendelijke promotie

Een milieuvriendelijke fuif start bij milieuvriendelijke promotie! Enkele tips.

Als je papieren promomateriaal gebruikt, probeer de hoeveelheid papier dan zoveel mogelijk te beperken:

• Kies als het kan een klein formaat voor strooifolders of flyers, én een formaat dat afgestemd is op het formaat van de pers van de drukkerij (of op een bepaald papierformaat als je fotokopies gebruikt) zodat het papierverlies bij het snijden beperkt blijft
• Kies, waar het kan, voor dubbelzijdig bedrukken van papier
• Bepaal de oplage van je drukwerk niet met de natte vinger. Hou bijvoorbeeld rekening met de distributiekanalen die je kiest en de manier waarop je verspreidt. Probeer je drukwerk zo gericht mogelijk te verspreiden zodat het enkel terechtkomt bij personen die geïnteresseerd zijn in je fuif. Wie tot je doelpubliek behoort, kom je snel te weten als je je promotieploeg mensen laat aanspreken. Een woordje uitleg of een kleine vraag zal snel leren of iemand echt geïnteresseerd is in je evenement. Op die manier verminder je de oplage (en dus de kosten) zonder het bereik te beknotten.

Je kan overwegen voor milieuvriendelijk drukwerk te kiezen:

• Quadri-drukwerk hoeft niet altijd, drukwerk in één of twee kleuren kan visueel even sterk zijn
• Je kan gebruik maken van één van de vele milieuvriendelijke papiersoorten die er op de markt zijn, op basis van gerecycleerde vezels (met een zo groot mogelijk post-consumer-aandeel) en chloorvrij gebleekt
• Vraag of de drukker plantaardige inkten gebruikt
• Denk aan je imago en voorbeeldfunctie en zet je consequente houding in de verf: je kan je drukwerk voorzien van passende teksten in onderschrift (‘gedrukt op milieuvriendelijk papier, met inkt op plantaardige basis’,…)
  
  Links
  Ecofest 'milieubeheer op events'
  Openbare Afvalstoffenmaatschappij voor het Vlaamse Gewest