Sponsors zoeken
Sponsordossier opmaken
Voor je sponsors begint te zoeken moet je jezelf en de te sponsoren activiteit op een positieve en duidelijke manier kunnen weergeven. Dit kan via een sponsordossier waar alle nodige informatie in staat. In zo’n dossier maak je een korte voorstelling van jouw organisatie met contactgegevens en de persoon met wie een eventuele overeenkomst kan worden opgemaakt. Daarnaast maak je ook een duidelijke voorstelling van de activiteit met voldoende achtergrondinformatie (zoals beoogde opkomst, doelpubliek en achterliggende doelstellingen van de activiteit en de organisatie). Het laatste stuk van het ‘dossier’ is het sponsorvoorstel. Dit is een volledig overzicht van wat jij potentiële sponsors kunt aanbieden als organisatie. In dit voorstel toon je duidelijk aan wat de sponsor terug krijgt indien hij jullie sponsort. Zo vermeld je welke informatie van de sponsor (naam en/of logo), waar (op affiches, flyers, spandoeken, T-shirts,…) en in welke hoeveelheid dat gaat terechtkomen bij het doelpubliek. Hoe beter je kan inschatten waar een sponsor belang aan hecht, hoe beter je hem of haar ook een ‘interessant’ voorstel kan doen.
Een sponsorovereenkomst kan heel beperkt zijn, maar ook heel ver gaan. Het kan gaan van een mini-advertentie of logo op je affiche voor een paar tientallen euro’s tot een megadeal met een of ander drankmerk waarbij zij hun naam aan jouw concert mogen verbinden voor een paar duizenden euro’s.
Uiteraard moet je echt iets te bieden hebben om dat soort van overeenkomsten te kunnen sluiten. Sponsoring moet ook niet altijd over geld gaan. Heel vaak is het veel makkelijker om een sponsor in natura te vinden (bijvoorbeeld gratis drank of gratis affiches laten drukken) dan iemand te vinden die je ‘zomaar’ geld geeft. Je hoeft ook helemaal niet onmiddellijk bij de grote spelers te gaan aankloppen. De lokale beenhouwer, bakker, kruidenier of tuingereedschapverkoper wil misschien wel eens wat euro’s uit zijn kassa graaien om jouw initiatief een extra zetje te geven. Als je voor een groot initiatief ooit wel bij die grote spelers wilt langsgaan, moet je zien uit te vissen op welk moment in het jaar zij hun sponsorbeslissingen nemen. Een maand te laat een fantastisch dossier op tafel leggen, brengt vaak een ‘jammer maar helaas’ antwoord teweeg.
Naast het opmaken van een sponsordossier en zoeken van sponsors kan de manier van overkomen ook bepalend zijn. Je kan de interesse van een sponsor op verschillende manieren opwekken. In plaats van het sponsordossier op te sturen, samen met een begeleidende brief, kan je ook eerst via de telefoon een persoonlijk contact opbouwen. Als je mag langsgaan, probeer dan het sponsordossier op een vlotte en overtuigende manier af te geven aan de zaakvoerder. Probeer ook aandacht te hebben voor de sponsor na de activiteit. Als hij mee mag ‘delen’ in het succes van je fuif of festival, zal hij in de toekomst ook sneller geneigd zijn nog eens met geld over de brug te komen.
Checklist sponsordossier
Informatie over de organisator
- Wie organiseert
- Met welk doel
-
Andere verwezenlijkingen of activiteiten
Informatie over het evenement
- Waar
- Wanneer
-
Line-up dj's
Wat is de vraag
- Financiële steun
- Logistieke steun
-
Steun in natura
Welke returns bied je
- Communicatie (oplage, verspreiding, bereik)
- Soort vermelding (bijvoorbeeld powered by)
- Aantal gratis toegangskaarten
- VIP-toegang
-
Mogelijkheid tot plaatsen van banners, backdrops, vlaggen,...
Welke soorten sponsorpakketten bied je
-
Bijvoorbeeld:
- Partner: logo-vermelding, maar geen vermelding in radioreclame
- Powered by: logo-vermelding, vermelding in radioreclame, vermelding in tv-spot, visibiliteit op event zelf
- Naam sponsor: alles van bovenstaande + event wordt het [naam sponsor] event
