Begroting
in
Eén van de onmisbare ingrediënten voor een geslaagd evenement is een realistische begroting, een overzicht met alle te verwachten uitgaven en inkomsten. Je wil immers niet achterblijven met een financiële kater na je evenement. Een begroting zorgt ervoor dat je als organisatie een duidelijk zicht krijgt op de financiële risico’s en en geeft je als organisator financiële rust.
Hoe maak je een begroting op?
In een begroting zet je alle uitgaven tegenover de inkomsten van jouw evenement. Om je op weg te helpen vind je hier onze begrotingstool. Hieronder lijsten we de belangrijkste aandachtspunten op.
Werk verschillende scenario's uit
Het is verstandig om in je begroting verschillende scenario’s uit te werken. Begin met een worstcasescenario, waarin je uitgaat van een minimum aan inkomsten en een maximum aan uitgaven. Zo weet je hoe groot het risico op verlies is. Het tweede scenario maak je zo realistisch mogelijk. Het ideale scenario is dat je uit de vaste kosten (variabele kosten zoals drank en eten dus niet meegerekend) bent voor de start van het evenement, dus door onder meer sponsoring, voorverkoop en subsidies.
Break-even
Reken ook uit wanneer je break-even draait met je evenement en je uitgaven en inkomsten dus minstens gelijk zijn. Hoeveel bezoekers heb je daarvoor nodig? Hoeveel tickets moet je verkopen? Hoeveel drank moet je verkopen? Overschat die aantallen niet.
Monitoring van de begroting
Een begroting moet niet alleen één keer worden opgemaakt, maar ook in de gaten worden gehouden in aanloop naar je evenement. Zo kan je inspelen op risico’s of opportuniteiten die plots opduiken. Stel daarom voor je evenement een ‘budgetbeheerder’ aan, die over de begroting waakt en ten allen tijde het financiële overzicht heeft.